PRIVACYBELEID

Privacybeleid

1.1. Jouw privacy

United Amstelveen hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom geven wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie over de wijze waarop United Amstelveen persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, en andere personen waarmee United Amstelveen een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt United Amstelveen zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de algemene verordening gegevensbescherming (avg). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is vereniging United Amstelveen.

Op deze pagina waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.


1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor United Amstelveen je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die United Amstelveen uitvoert, verzamelt en verwerkt United Amstelveen de volgende persoonsgegevens van de relatie:

  1. Wanneer de relatie lid van United Amstelveen is/wordt:

Voor het verwerken van de contributie.
Voor het informeren over indelingen, wedstrijdinformatie en wijzigingen.
Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

  1. Wanneer de relatie vrijwilliger van United Amstelveen is/wordt:

Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
Voor het informeren over werkroosters.
Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

  1. Wanneer de relatie werknemer van United Amstelveen is/wordt:

Voor het eventueel uitbetalen van loon of onkosten.
Voor het informeren over werkroosters en andere zaken gerelateerd aan de arbeidsrelatie.
Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

  1. Wanneer de relatie sponsor van United Amstelveen is/wordt:

Voor het verwerken van sponsorbedragen.
Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Voor het vervaardigen van sponsormateriaal (eenmalig).

Let op: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de avg, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.

  1. Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van United Amstelveen:

Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.

  1. Wanneer de relatie meedoet aan een evenement georganiseerd door United Amstelveen:

Voor het verwerken van eventuele financiële
Voor het informeren over indelingen en wijzigingen.
Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

  1. Wanneer de relatie contact opneemt met United Amstelveen via e-mail, facebook, twitter of andere social media:

Voor het onderhouden van het contact.


1.3 persoonsgegevens die wij vastleggen

Wij leggen de gegevens vast die de relatie opgeeft via het inschrijfformulier of zijn/haar contract met United Amstelveen. De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.

Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is United Amstelveen wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.


1.4. Administraties

United Amstelveen voert een aantal administraties om de vereniging draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

  • Digimembers: systeem van de KNGU
  • Boekhoudadministratie: applicatie o.a. voor innen van contributie en het verzenden van mailings.
  • Salarisadministratie: applicatie voor voeren van salarisadministratie
  • Sponsoradministratie: lokale administratie om sponsoren en vrienden van United Amstelveen vast te leggen

1.5. E-mail

United Amstelveen behoud zich het recht voor om nieuwsbrieven te versturen via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondig. Je e-mail adres is daarbij nooit zichtbaar voor andere relaties. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e-mail.


1.6. Foto’s en video’s

Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze huis-/wedstrijdfotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van United Amstelveen of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Dit geldt ook voor eventueel drukwerk, bijvoorbeeld ten behoeven van een sportmarkt. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@united-amstelveen.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

United Amstelveen heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat United Amstelveen hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met United Amstelveen via info@united-amstelveen.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. United Amstelveen zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft United Amstelveen geen verantwoordelijkheid, tenzij door United Amstelveenzelf geplaatst.


1.7. Recht van verzet

Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar info@united-amstelveen.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen. Als je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via ledenadmin@united-amstelveen.nl.


1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden

United Amstelveen laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.


1.9. Social media

United Amstelveen gaat graag, via het web en (eigen) socialmediakanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. United Amstelveen gebruikt hiervoor het internet en socialmediakanalen, zoals facebook, twitter, linkedin en instagram. Hierbij spant United Amstelveen zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. United Amstelveen behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, United Amstelveen (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. United Amstelveen is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar socialmediakanalen of de content op haar socialmediakanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met United Amstelveen via info@united-amstelveen.nl.


1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen United Amstelveen, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop United Amstelveen geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, whatsapp/messenger, direct messages zoals via facebook en twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid.

 

Tenslotte

2.1. Vragen

Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: United Amstelveen, onderwerp privacy, via e-mail: info@united-amstelveen.nl.


2.2. Meldpunt kwetsbaarheden

Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via info@united-amstelveen.nl. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.


2.3. Wijzigingen privacybeleid

United Amstelveen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien United Amstelveen een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop United Amstelveende persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.


2.4. Verantwoording

Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van United Amstelveen verantwoordelijk.